TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

Căn cứ Quyết định thành lập phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp số 164/QĐ-NĐ ngày 30/12/2010 của Hiệu trưởng trường TCN Nhân Đạo có quy định chức năng, nhiệm vụ của Phòng và Quyết định đổi tên Phòng số 23/QĐ-NĐ ngày 04/02/2013;

• Tham mưu và thực hiện các chế độ, chính sách; quản lý hồ sơ về tổ chức nhân sự của cán bộ, nhân viên, giáo viên;
• Chăm lo điều kiện làm việc cho toàn thể cán bộ, nhân viên, giáo viên;
• Thực hiện công tác tổng hợp, văn thư, báo cáo, lưu trữ, quản lý dấu;
• Sửa chữa và tổ chức bảo dưỡng, bảo quản, bảo trì cơ sở vật chất Nhà trường;
• Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự, PCCC;
• Cung ứng vật chất kỹ thuật phục vụ cho: giảng dạy, học tập, sản xuất, dịch vụ;
• Thực hiện in bằng và chứng chỉ nghề theo quy định;
• Thường trực Hội đồng Trường; Hội đồng thi đua, khen thưởng;
• Tổ chức hoạt động của Trường gắn với chính quyền địa phương trong việc xác định các vấn đề của cộng đồng để xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện hỗ trợ cộng đồng thông qua công tác xã hội; huy động, vận động các nguồn lực để trợ giúp các đối tượng có hoàn cảnh khó khăn trong quận 3;
•  Xây dựng mối quan hệ với các ban ngành, đoàn thể và UBND các phường trong Quận để thực hiện nhiệm vụ chính trị địa phương (việc làm, lao động, đào tạo ...); tham mưu đề xuất tổ chức đào tạo nghề miễn, giảm học phí cho đối tượng có hoàn cảnh khó khăn và người lớn tuổi, tập trung các đối tượng thuộc diện hộ nghèo, cận nghèo;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.

1. Nội dung công việc

1. Công tác tổ chức và nhân sự 

• Tham mưu và thực hiện các chế độ, chính sách; quản lý hồ sơ về tổ chức nhân sự của cán bộ, nhân viên, giáo viên;
• Chăm lo điều kiện, vật chất trong quá trình làm việc cho toàn thể CBNV-GV;
• Tham mưu cho BGH về công tác tuyển dụng CBNV-GV theo quy chế chung;
• Tham mưu đề xuất Ban Giám hiệu công tác bố trí nhân sự, giao nhiệm vụ cho CBNV-GV Nhà trường;
• Tham mưu công tác tổ chức xây dựng bộ máy;
• Tham mưu cho BGH chỉ đạo cho các đơn vị phối hợp thực thực hiện các chỉ tiêu quận giao, hoàn thành nhiệm vụ chính trị địa phương trong năm.

2. Công tác hành chính, quản trị

• Thực hiện công tác tổng hợp, văn thư, báo cáo, lưu trữ, quản lý dấu;
• Sửa chữa và tổ chức bảo dưỡng, bảo quản, bảo trì cơ sở vật chất;
• Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự, PCCC;
• Cung ứng vật chất kỹ thuật phục vụ cho giảng dạy, học tập, sản xuất, dịch vụ;
• Thực hiện in bằng nghề và chứng chỉ nghề theo quy định;
• Quản lý hoạt động y tế học đường, bếp ăn tập thể, bãi xe, hệ thống thông tin liên lạc (thư điện tử, web, server trung tâm,…), kho.

3. Công tác tham mưu tổng hợp

• Tham mưu xây dựng các quy định, quy chế của các đơn vị;
• Tổng hợp phân tích, đánh giá chung về tình hình hoạt động của các đơn vị và của Trường, tham mưu đề xuất BGH các biện pháp thực hiện, nhằm thúc đẩy các đơn vị phát triển hoạt động hiệu quả;
• Chịu trách nhiệm chính việc thực hiện công tác xây dựng văn minh công sở, công tác quảng bá, thông tin liên lạc toàn Trường.

2. Phân công nhiệm vụ từng thành viên trong Phòng

• Là người chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ hoạt động của Phòng;
• Là người chịu trách nhiệm chính về công tác tổ chức; kiểm tra hướng dẫn và đề xuất giải quyết các vấn đề về đánh giá phân loại, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, bố trí đối với CBNV-GV và học sinh;
• Lập kế hoạch hoạt động của Phòng và triển khai thực hiện;
• Tổ chức, điều hành, quản lý và kiểm tra các hoạt động trực thuộc phòng;
• Chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức, chính sách, tiền lương, kiểm tra công tác thống kê, tổng hợp thông tin, công tác hành chính, quản trị để tư vấn tham mưu Ban Giám hiệu;
• Chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện các dự án đầu tư cơ sở vật chất và thiết bị của Trường;
• Chịu trách nhiệm chính về công tác xây dựng đơn vị văn hóa, VMCS;
• Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của các CBNV thuộc Phòng;
• Tham gia công tác đối ngoại của Trường;
• Chịu trách nhiệm chính về công việc liên quan đến công tác vật tư, quản trị, chế độ, chính sách, lao động tiền lương;
• Tham mưu đề xuất quản lý sử dụng tài sản, cơ sở vật chất toàn Trường;
• Thực hiện một số công tác khác do Ban Giám hiệu trực tiếp phân công.

• Giúp Trưởng phòng các vấn đề liên quan đến công tác hành chính;
• Thực hiện và chịu trách nhiệm công tác mua sắm các vật tư, văn phòng phẩm theo các kế hoạch đã được duyệt theo từng học kỳ;
• Quản lý hoạt động bãi xe và các đối tác liên kết;
• Tham mưu cho trưởng phòng về việc tổ chức thực hiện công tác phục vụ lễ hội về cơ sở vật chất, tổ chức điều hành thực hiện các lễ hội khi được phân công;
• Thư ký các buổi họp của Ban Giám hiệu;
• Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị xây dựng kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch đúng theo nhiệm vụ được phân công;
• Theo dõi và thực hiện các công việc tự kiểm định của Phòng;
• Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp thông tin, báo cáo hành chính, tư vấn tham mưu cho Trưởng phòng các vấn đề liên quan đến công tác hành chính;
• Tổng hợp báo cáo định kỳ của Phòng và của Trường; Chịu trách nhiệm về hình thức kỹ thuật các văn bản đúng mẫu quy định;
• Thực hiện, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tổ chức công tác thi đua của Phòng và của Trường;
• Thực hiện một số công tác khác do Ban Giám hiệu trực tiếp phân công.

• Thực hiện và chịu trách nhiệm công tác mua sắm các vật tư, thiết bị theo các kế hoạch đã được duyệt theo từng học kỳ phục vụ giảng dạy;
• Trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến vật tư và quản lý cơ sở vật chất trụ sở chính và kiểm tra hỗ trợ các hoạt động quản trị của các cơ sở;
• Đề xuất các phương án tăng cường và sửa chữa thiết bị toàn Trường;
• Hỗ trợ công tác phục vụ về cơ sở vật chất trong các kỳ lễ hội;
• Giúp Trưởng phòng tham mưu công tác xây dựng văn minh công sở, quảng bá, thông tin liên lạc toàn Trường;
• Thực hiện một số công tác khác do Ban Giám hiệu trực tiếp phân công.

• Theo dõi và chịu trách nhiệm về hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tài liệu – hồ sơ của Trường và của Phòng. Chịu trách nhiệm giao và nhận công văn đi – đến; chuyển tải thông tin, văn bản hành chính đến các đơn vị (thư điện tử, văn bản giấy, phần mềm, …..);
• Lưu giữ và chịu trách nhiệm quản lý con dấu;
• Quản lý hoạt động của phòng y tế-nha học đường, bếp ăn tập thể, bãi xe và các đối tác liên kết;
• Quản lý hoạt động của phòng y tế-nha học đường, bếp ăn tập thể;
• Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện 5S trong toàn Trường;
• Thư ký các buổi họp của Ban Giám hiệu;
• Thực hiện in chứng chỉ và bằng nghề theo quy định;
• Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, văn thư theo yêu cầu trực tiếp của Ban Giám hiệu và lãnh đạo Phòng;
• Chăm sóc sức khỏe và điều trị ban đầu cho CBNV-GV và HS;
• Phối hợp tổ Công tác học sinh tổ chức khám sức khỏe cho HS theo quy định của Trường (1 năm khám 1 lần);
• Liên hệ khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho CBNV-GVCH;
• Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị nha và thuốc men của phòng y tế;
• Thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo Phòng và Ban Giám hiệu trực tiếp phân công.

• Phối hợp phòng Đào tạo, tổ Công tác học sinh kiểm tra, nhắc nhở, hướng dẫn CBNV-GV và HS của Trường thực hiện giao tiếp văn minh, lịch sự, …..;
• Chịu trách nhiệm công tác bảo vệ cơ sở, công tác PCCC tại chỗ, đảm bảo an ninh cơ sở, cụ thể:

• Ghi chép tình hình khách, tài sản ra - vào cổng đúng qui định;
• Thường xuyên tuần tra toàn bộ khuôn viên cơ sở với tinh thần cảnh giác cao.
• Phối hợp với công an khu vực về công tác dân vận;
• Thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tại chỗ theo quy định, ghi nhận biên bản thực hiện;
• Ghi chép sổ trực đầy đủ, đúng qui định tình hình ra, vào cơ quan;
• Tiếp xúc với khách, phụ huynh, học sinh lịch sự, hướng dẫn tận tình, thông báo cho các bộ phận các trường hợp khách cần liên hệ;

• Thực hiện công tác quản trị tại cơ sở bao gồm:
  • • • Thực hiện bảo dưỡng cơ sở vật chất theo quy định;
      • Thường xuyên kiểm tra ngày, đêm kịp thời phát hiện và sửa chữa nhỏ, ghi nhận và báo cáo lãnh đạo Phòng các hiện tượng hư hỏng lớn hoặc bất thường.
• Báo cáo cấp trên các vấn đề vượt quá khả năng;
• Thực hiện các công việc khác theo điều động, phân công của lãnh đạo Phòng, và Ban Giám hiệu.

• Phụ trách công tác vệ sinh tại cơ sở được phân công;
• Phối hợp công tác tiếp khách, hội nghị, họp mặt, phục vụ các lễ hội;
• Hỗ trợ công tác quản trị khi có yêu cầu;
• Thực hiện các công việc khác theo điều động, phân công của lãnh đạo Phòng, và Ban Giám hiệu.

• Hoạt động của Phòng theo phương châm đi báo việc, về báo công; báo cáo công tác cá nhân hàng tuần cho Trưởng phòng bằng hình thức báo miệng trong họp giao ban hàng tuần. Ngoài ra, các vấn đề hàng ngày có liên quan ngoài khả năng có thể báo cáo trực tiếp hoặc đột xuất, việc đánh giá căn cứ vào chất lượng và hiệu quả công việc hàng tháng;
• Phòng tổ chức họp định kỳ sáng thứ Ba hàng tuần;
• Thực hiện báo cáo định kỳ hoạt động của Phòng đúng quy định của Trường và các báo cáo cấp trên.

Quy chế này thay thế cho quy chế 01/QC-PTC ban hành ngày 01/10/2020 và đã được toàn thể CBNV trong Phòng thảo luận thống nhất, tùy tình hình hoặc yêu cầu thực tế sẽ có sự bổ sung điều động khi cần thiết. Tất cả các thành viên thuộc Phòng có trách nhiệm thực hiện theo tinh thần của qui chế này