KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

1. Chức năng

2. Nhiệm vụ

• Xây dựng kế hoạch tài chính trung hạn và dài hạn của Trường;
• Đầu mối tổng hợp, xây dựng kế hoạch và ngân sách hàng năm của Trường;
• Xây dựng tham mưu Hiệu trưởng kế hoạch phân bổ kinh phí cho các phòng, khoa/ bộ môn trong Trường và hướng dẫn, theo dõi các đơn vị sử dụng kinh phí đã được phân bổ;
• Kiểm tra và thực thi các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, mua bán, sửa chữa, thanh lý tài sản và nguồn hình thành tài sản, hoạt động đầu tư, xây dựng cơ bản; thẩm định các báo giá, thẩm định tài chính của các hợp đồng, chương trình, dự án;
• Hướng dẫn các phòng, khoa/ bộ môn thực hiện đúng chế độ chính sách, các quy định, quy trình về tài chính;
• Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước;
• Lập báo cáo về tài chính phục vụ công tác quản lý của Trường;
• Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán theo quy định hiện hành;
• Xây dựng quy chế quản lý tài chính, tài sản và quy chế chi tiêu nội bộ theo định hướng thực hiện cơ chế tự chủ tài chính của Trường;
• Tham mưu Hiệu trưởng các giải pháp nhằm tăng nguồn thu và các phương án tiết kiệm chi cho Trường;
• Phối hợp với các phòng chức năng lập phương án, tính hiệu quả của các chương trình liên kết, hoạt động có thu ngoài nguồn ngân sách Nhà nước; kiểm tra tính hiệu quả của các thiết bị được giao cho các bộ phận sử dụng;
• Tổ chức tự kiểm định theo phân công của Hội đồng kiểm định Trường;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.

3. Quyền hạn

• Được quyền từ chối các khoản thanh toán không đúng chế độ, qui định, qui chế hiện hành của Nhà nước và của Trường;

• Được quyền chủ động thu nợ tạm ứng, thu giờ nghĩa vụ theo qui định tại qui chế chi tiêu nội bộ Trường;
• Chủ động giải quyết các khoản thanh toán đột xuất cho các đối tượng trong phạm vi được giao;
• Chủ động tổ chức kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản, thiết bị ở các đơn vị trong Trường;
• Tham gia, đóng góp ý kiến về hiệu quả kinh tế cho các kế hoạch của các phòng, khoa/ bộ môn;
• Lập thông báo nhắc nhở các đơn vị (Phòng, khoa/ bộ môn) vi phạm qui định, qui chế liên quan đến lĩnh vực tài chính do Phòng chịu trách nhiệm;

• Xử lý các trường hợp vi phạm qui định, qui chế tài chính hiện hành của Nhà nước và đơn vị như: báo cáo, thu học phí và các chi phí sai mẫu qui định, vi phạm chế độ ủy quyền chi trả học phí;
• Đề xuất BGH xử lý các vi phạm về qui định, chế độ tài chính như:
  •  
• Các chế độ về giá cả mua hàng;
• Các vi phạm trong chuyên môn như:
• Về chế độ tài chính, kế toán, thu - chi học phí tại các cơ sở;
• Về vật tư - hàng hóa: Chế độ nhập - xuất và bảo quản hàng hóa (kể cả hàng hóa trong kho);
• Về báo cáo, quản lý, sử dụng biên lai phí, lệ phí, biên lai thu tiền.

1. Nhân sự và tiêu chuẩn chuyên môn

• Nhân sự  : 03 lao động.

•   Chuyên môn           

2. Điều kiện làm việc

• Tập trung một nơi;
• Có chế độ bảo mật, bảo đảm an ninh tại khu vực két quỹ;
• Có phương tiện và chế độ bảo quản, lưu trữ hồ sơ an toàn.                                                                    

1. Cơ cấu tổ chức

2. Chức năng - nhiệm vụ của từng vị trí

1. Trưởng phòng – kiêm phụ trách kế toán

• Điều phối hoạt động chung của Phòng;
• Phân công CB-NV thuộc Phòng theo chức danh, vị trí công việc;
• Tham mưu BGH về hiệu quả kinh tế các hoạt động của Trường;
• Chịu trách nhiệm chính thực hiện lưu trữ hồ sơ mua sắm thiết bị từ nguổn dự án trung ương và địa phương;
• Tham mưu xây dựng các quy trình, quy định, biểu mẫu, các kế hoạch hoạt động thu - chi, kế hoạch tài chính, chế độ sử dụng tài sản tại Trường;
• Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo các khóa theo doanh thu thuần các lớp đào tạo của các lớp/ khóa/ nghề/ hệ, …;
• Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ hoạt động trong lĩnh vực phụ trách và quản lý. Thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Thực hiện công tác trích và nộp thuế TNCN, cung cấp chứng từ thuế TNCN cho NG thỉnh giảng và cơ hữu vượt giờ theo luật thuế TNCN.

• Chịu trách nhiệm toàn bộ về thực thi hoạt động tài chính, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán ngân sách Nhà nước được duyệt và thanh quyết toán các khoản chi đó theo các qui định hiện hành;
• Chịu trách nhiệm thực thi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài Trường;
• Chịu trách nhiệm thực thi đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại Trường;
• Thường xuyên đối chiếu số dư các tài khoản tiền gửi, theo dõi nắm rõ tình hình chi tiêu nguồn kinh phí khác theo từng quý để thực hiện chi tiêu đúng tiến độ;
• Lập báo cáo cấp trên quyết toán kinh phí của Trường đúng qui định hiện hành của Luật ngân sách;
• Theo dõi, đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách: tạm ứng và thanh toán kinh phí với Kho bạc quận 3 và các khâu kế toán khác liên quan đúng qui định hiện hành;
• Lập các báo cáo tổng hợp thu - chi tài chính theo quí/ năm;
• Lập, xây dựng các kế hoạch quỹ tiền lương ngân sách cấp theo quí/ năm;
• Thống kê được các loại chi phí theo đúng chế độ kế toán và qui định;
• Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định;
• Thực hiện tự kiểm định được phân công;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của BGH và Trưởng phòng.

• Xây dựng kế hoạch tài chính thu-chi của các đơn vị trong Trường hàng năm
• Tổng kết, nhận xét hoạt động tài chính hàng năm của Trường;
• Xây dựng nội qui, qui chế chi tiêu nội bộ của Trường và định hướng hoạt động của phòng Tài chính - Kế hoạch;
• Xây dựng các mức, hình thức khoán (chi phí tiết kiệm, hành chính, lương);
• Hướng dẫn thực hiện và giám sát các qui định, qui chế liên quan đến hoạt động tài chính của Trường theo qui định hiện hành;
• Tổ chức thực hiện tự kiểm định;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Giám hiệu.

2. Phó Trưởng phòng – kiêm thủ quỹ

• Là người giúp việc cho Trưởng phòng và thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc liên quan đến công tác Trưởng phòng ủy quyền hoặc vắng mặt;
• Giúp Trưởng phòng các vấn đề liên quan đến công tác chỉ đạo chuyên môn về hoạt động của Phòng, kiểm soát nhiệm vụ trưởng phòng và một số nhiệm vụ khác được Trưởng phòng giao, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng;
• Thực hiện công tác thu – chi các hoạt động đào tạo;
• Thực hiện khảo sát giá cả công tác mua sắm các vật tư, thiết bị theo các kế hoạch đã được duyệt của các phòng, khoa/ bộ môn;
• Giúp Trưởng phòng trong công tác thống kê, tổng hợp thông tin, tư vấn tham mưu cho Trưởng phòng các vấn đề liên quan đến công tác tài chính;
• Chịu trách nhiệm chính cập nhật học phí, chi phí vào phần mềm quản lý đào tạo
• Thực hiện thủ tục, hồ sơ và liên hệ với cơ quan cấp trên xin cấp miễn giảm học phí theo quy định;
• Tổng hợp báo cáo định kỳ của Phòng và của Trường;
• Thực hiện công tác thi đua của Phòng và của Trường;
• Trực tiếp thực hiện kiểm định theo chuyên môn của Phòng được phân công;
• Thực hiện một số công tác khác do Ban Giám hiệu trực tiếp phân công.
• Thực hiện các hợp đồng lao động, thực hiện hồ sơ tiến độ nâng lương niên hạn, thâm niên nhà giáo và thâm niên công tác của toàn trường.
• Chịu trách nhiệm trước phụ trách kế toán về toàn bộ hoạt động trong lĩnh vực phụ trách và quản lý. Thực hiện các nhiệm vụ sau:
• Chịu trách nhiệm quản lý kinh phí, số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của Trường gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của Trường;
• Hàng ngày Thủ quỹ phải kiểm kê tiền mặt tại quỹ và đối chiếu số liệu phải khớp với sổ sách kế toán.
• Hàng quý, Thủ quỹ phải đi kiểm kê quỹ Khoa và kiểm tra các khoản chi quỹ Khoa theo quy định.
• Chịu trách nhiệm bảo quản tốt, an toàn tiền mặt tại quỹ của Trường;
• Thường xuyên đối chiếu với các kế toán để xác định chính xác số dư tiền mặt tại quỹ của Trường, có biên bản kiểm kê hàng tháng;
• Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui hiện hành;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của BGH và Trưởng phòng.

3. Kế toán thanh toán, bảo hiểm - Kế toán tài sản, vật tư

• Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản: tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp cho CBNV-GV trong Trường;
• Theo dõi, đối chiếu, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch thanh toán các khoản: BHYT, BHXH, BHTN chế độ nghỉ dưỡng sức, nghỉ hộ sản, nghỉ ốm, nghỉ hưu với cơ quan BHXH cho tất cả cán bộ, nhân viên, giáo viên trong Trường;
• Chịu trách nhiệm thực thi về số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hóa tại Trường;
• Chịu trách nhiệm thực thi về số lượng, nguyên giá và trị giá hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại Trường;
• Hàng năm kết hợp với phòng Tổ chức - Hành chánh - Tổng hợp thực hiện công tác kiểm kê và đánh giá sử dụng tài sản của Trường;
• Quản lý, kiểm tra, đối chiếu, bảo quản các loại hợp đồng theo nội dung, công việc chuyên môn, các chương trình khung đào tạo các ngành nghề, theo dõi tiến độ đào tạo theo học kỳ, khóa …;
• Theo dõi, thực hiện các báo cáo hàng tháng, quí, năm tại Trường trong lĩnh vực chuyên môn phụ trách (định kỳ có số liệu chi tiết từng công việc mình phụ trách);
• Thống kê, kiểm tra, thực hiện, theo dõi và nộp các loại thuế: thu nhập cá nhân, doanh nghiệp, quản lý các hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc thu nhập của các hợp đồng CBNV-GV;
• Thực hiện tự kiểm định được phân công;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của BGH và Trưởng phòng.
• Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng. Thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hữu hình hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ hữu hình trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ hữu hình, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ hữu hình và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ hữu hình trong từng đơn vị;
• Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ hữu hình vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ hữu hình về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa;
• Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá TSCĐ hữu hình cũng như tình hình quản lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình;
• Hướng dẫn, kiểm tra các Phòng/ Khoa/ Bộ môn thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ hữu hình, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo chế độ quy định.
• Thực hiện tự kiểm định được phân công;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của BGH và Trưởng phòng.

4. Thủ quỹ

• Hoạt động của Phòng theo phương châm: đi báo việc, về báo công. Từng thành viên trong Phòng báo cáo công tác cá nhân hàng tuần cho Trưởng phòng bằng hình thức văn bản trong họp giao ban hàng tuần, ngoài ra các vấn đề hàng ngày có liên quan ngoài khả năng có thể báo cáo trực tiếp hoặc đột xuất, việc đánh giá căn cứ vào chất lượng và hiệu quả công việc hàng tháng;
• Phòng tổ chức họp định kỳ hàng tuần vào chiều thứ hai;
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoạt động của Phòng theo quy định của Trường và các báo cáo cấp trên công tác tài chính, kế toán.

Quy chế này đã được toàn thể CB-NV trong Phòng thảo luận thống nhất, tùy tình hình hoặc yêu cầu thực tế sẽ có sự bổ sung, điều động khi cần thiết. Tất cả các thành viên thuộc Phòng có trách nhiệm thực hiện theo tinh thần của qui chế này./.